Aanvragen

Onderstaande informatie is bedoeld voor hulpverlenende instanties die een wekelijks voedselpakket willen aanvragen voor een cliënt

Een voedselpakket kan alleen worden aangevraagd door een hulpverlenende instantie, zoals maatschappelijk werk, sociale raadslieden, schuldhulpverleners e.d. Cliënten kunnen niet zelf rechtstreeks een voedselpakket aanvragen. Op deze manier zijn we ervan verzekerd dat een voedselpakket op de juiste plaats terecht komt en er ook op een professionele manier wordt gewerkt aan de oplossing van de problematiek van de cliënt, waardoor er zo kort mogelijk een beroep gedaan hoeft te worden op de verstrekking van een voedselpakket.

Bij de toewijzing van voedselpakketten hanteren wij de richtlijnen die hiervoor zijn opgesteld door Voedselbanken Nederland. Klik op deze link voor meer informatie: Toekenningscriteria voor een voedselpakket per 1-1-2017

Omdat er wekelijks ruim 100 aanvragen verwerkt moeten worden, zijn er een aantal regels opgesteld waaraan de aanvraag moet voldoen om in behandeling genomen te kunnen worden:

  • Aanvragen kunnen alleen gedaan worden door een volledig ingevuld aanvraagformulier (in Excel-formaat) per mail te versturen aan de afdeling Registratie van Voedselbank Haaglanden.(Voor eerste aanvragen: eersteaanvraag@voedselbankhaaglanden.nl en voor herbeoordelingen herbeoordeling@voedselbankhaaglanden.nl)
    Aanvragen in een ander bestandsformaat of welke niet per mail ontvangen worden, kunnen niet in behandeling genomen worden.
    Per cliënt dient het aanvraagformulier in een aparte mail aan de afdeling Registratie te worden toegezonden. (Dus niet meerdere aanvraagformulieren in één mail)
    Het aanvraagformulier kan worden gedownload via de volgende link:
    Aanvraagformulier Voedselbank Haaglanden – Versie PS05 Def.
  • Wanneer de aanvraag voor maandagochtend 9.00 uur door de afdeling Registratie is ontvangen, wordt deze in principe dezelfde week nog verwerkt. In het geval er sprake is van bijzondere omstandigheden (Zie het aanvraagformulier) kan de verwerking van de aanvraag iets langer duren.
  • Als uw cliënt in aanmerking komt voor een voedselpakket, ontvangen zowel u als uw cliënt een e-mail met daarin de bevestiging van de toekenning van een voedselpakket. In deze mail staan tevens de gegevens vermeld van het uitdeelpunt, waar uw cliënt het voedselpakket kan ophalen. Ook is de periode, waarvoor een voedselpakket verstrekt wordt, in deze mail vermeld. Wij verwachten, dat u deze gegevens kortsluit met uw cliënt.
  • In het geval, dat uw cliënt niet in aanmerking komt voor een voedselpakket, zullen wij u vanzelfsprekend ook informeren.
  • U ontvangt uw ingestuurde aanvraagformulier (in Excel-formaat) ook retour. Op dit formulier zijn door de afdeling Registratie een cliëntnummer (gevolgd door een versienummer) en het besluit op de aanvraag ingevuld. Op het formulier treft u tevens de datum aan wanneer uiterlijk een her-aanvraag moet worden gedaan. Dit is in principe twee weken voor de datum, waarop de verstrekking van het voedselpakket wordt beëindigd.
  • Uiterlijk twee weken voor de termijn, waarvoor het voedselpakket is verstrekt, dient door u een aanvraag voor herbeoordeling gedaan te worden. U gebruikt hiervoor het eerder aan u retour gezonden formulier. Op dit formulier wijzigt u de velden, waarvan de gegevens in de afgelopen periode gewijzigd zijn. Het opnieuw ingevulde formulier verzendt u weer in Excel-formaat per mail naar de afdeling Registratie (herbeoordeling@voedselbankhaaglanden.nl)
  • De wijze van verwerking van de herbeoordeling is in principe hetzelfde als bij de eerste aanvraag. Ook nu ontvangt u het door u ingevulde formulier, aangevuld door de afdeling Registratie, weer retour. Het cliëntnummer is nu voorzien van een opgehoogd versienummer. De retour gezonden formulieren kunt u gebruiken voor uw eigen administratie.
  • Voor tussentijdse mutaties (voor er een herbeoordeling moet worden aangevraagd) kunt u ook het Excel-formulier gebruiken. Bij mutaties denken wij met name aan wijzigingen in de NAW-gegevens van de cliënt, maar ook aan wijzigingen bij de hulpverlening, zoals wijziging van hulpverlener, adreswijziging van hulpverlener etc.
    U stuurt het gewijzigde formulier in dat geval aan: mutaties@voedselbankhaaglanden.nl. Geef in de mail kort aan, waarop de mutatie betrekking heeft.

Aanwijzingen voor het invullen van het aanvraagformulier:

  1. Het formulier is beveiligd. U kunt alleen de grijze velden invullen. Om een veld in te vullen plaatst u de cursor in dat veld.
  1. U dient alle grijze velden in te vullen. Mocht een vraag niet van toepassing zijn, vult u dan in het grijze veld “n.v.t.” (bij tekstvelden) of “0” (bij cijfervelden) in.  Op deze wijze weten de medewerkers op onze afdeling Registratie, dat iets niet van toepassing is en hoeven zij niet bij u na te gaan of u wellicht een veld vergeten bent in te vullen.
  2. In een aantal velden ziet u rechtsboven een rood driehoekje. Wanneer u hierop klikt, krijgt u een korte toelichting voor het invullen van het betreffende veld. Een uitgebreidere toelichting op het aanvraagformulier vindt u via de volgende link: Toelichting aanvraagformulier. (PS: Link naar uitgebreide toelichting aanvraagformulier)
    Op het tweede tabblad van het formulier (Tabblad: “Toelichting” treft u alle opmerkingen uit het formulier nog een keer achter elkaar aan.
  3. U kunt in het formulier een voorkeur aangeven voor een uitdeelpunt waar uw cliënt het voedselpakket wil ophalen. Wij zullen met uw voorkeur zoveel mogelijk rekening houden, maar kunnen dit niet altijd garanderen, omdat elk uitdeelpunt een maximumcapaciteit heeft. Wanneer u geen voorkeur opgeeft, zullen wij het uitdeelpunt toewijzen wat het dichtst bij het woonadres van uw cliënt is gelegen.
  4. Wanneer er sprake is van financiële bewindvoering hoeft alleen het veld “Bedrag leefgeld per week bij financiële bewindvoering” te worden ingevuld. In alle andere situaties moeten de inkomsten en uitgaven gespecificeerd te worden. Wanneer er nog sprake is van andere inkomsten of uitgaven dan in het formulier vermeld, kunt u deze eventueel vermelden in het veld “Bijzondere omstandigheden”. (Zie hiervoor ook de tekst onder punt 8).
  5. Het formulier rekent automatisch alles door. U ziet op het formulier na het invullen van de persoonlijke gegevens van de cliënt automatisch de “Voedselbanknorm” verschijnen. Dit is het bedrag, dat naar het oordeel van Voedselbank Nederlanden tenminste beschikbaar moet zijn voor voeding. Wanneer het verschil tussen inkomsten en uitgaven hier onder blijft, komt uw cliënt in principe in aanmerking voor verstrekking van een voedselpakket.
  6. Bij de uiteindelijke bepaling van de norm houden wij rekening met een marge van 5 % van het verschil tussen inkomsten en uitgaven.
  7. In het veld “Normresultaat” treft u het verschil aan tussen de Voedselbanknorm en het verschil tussen de inkomsten en uitgaven van uw cliënt. Wanneer dit normresultaat een negatief getal is, komt uw cliënt in principe in aanmerking voor een voedselpakket.
  8. Wanneer er ten aanzien van uw cliënt bijzondere omstandigheden zijn, die u niet in het overzicht van inkomsten en uitgaven kwijt kunt, is het mogelijk deze te vermelden in het veld “Bijzondere omstandigheden”. Dit kan mogelijk van belang zijn, wanneer uw cliënt net niet aan de voorwaarden voor de verstrekking van een voedselpakket voldoet. Het formulier wordt, wanneer er sprake is van bijzondere omstandigheden, door een speciale commissie beoordeeld. Wij proberen deze extra procedure zo snel mogelijk af te werken, maar enige vertraging is mogelijk niet te voorkomen.
  9. Geeft u in het grote grijze veld aan welke acties worden ondernomen om de situatie van uw cliënt te verbeteren.
  10. Wanneer u alle velden hebt ingevuld, slaat u het formulier op. Vermeld de naam van de cliënt in de naam van het document. Daarna kunt u het bestand als bijlage bij een mail verzenden aan de afdeling Registratie.

Begeleiding
Eveneens wordt gevraagd om uw cliënt te blijven volgen in zijn/haar situatie omdat wij eveneens een controlesysteem hebben ingevoerd, waarbij wij de aanvragende instanties vragen ieder half jaar te toetsen, of de cliënt nog aan de criteria voldoet om gebruik te maken van de Voedselbank. Helaas noopt de realiteit ons hierin strikt te zijn omdat het aanbod van producten steeds meer problemen oplevert en het aantal cliënten toe neemt.

Voor telefonische informatie:
Voedselbank Haaglanden, afdeling Registratie: 06-10 94 40 95 van ma t/m di.